Los mails y la comunicación

Hoy tomaremos los consejos de la Lic. Cristina Mejías, Presidente de CM Sociología de Empresa y Coach Personal, para abordar un tema tan útil y complejo (aunque no parezca) como el uso del mail en la comunicación corporativa.

Alguna vez todos nos arrepentimos de apretar enviar. Si lo hicimos, entonces estamos familiarizados con los riesgos de los mails. El tema es: ¿Cómo evitarlos?
Pocas herramientas de trabajo más útiles presenta el escenario actual, tiene las ventajas de la eficiencia, la velocidad y la rápida llegada de información. Pero también se han convertido en un lugar de conflicto, ya que a través de un mail es fácil dar rienda suelta a las emociones y a las opiniones sin que intervenga el lenguaje corporal, y emitir pensamientos – a veces hostiles y provocadores – sin el filtro refinador de la reflexión. La comunicación electrónica facilita el poder de lanzar la piedra y esconder la mano antes de que nos peguen. El mail ofrece una virtud: no hay obligación de quedarse a escuchar la reacción del interlocutor.

¿Cómo utilizar el mail adecuadamente?

· En algunas organizaciones, se aconseja el uso del correo electrónico sólo para emitir información o comunicaciones no trascendentales, pero a la hora de una toma de decisiones estas se llevan a cabo en persona, en una reunión programada, o bien por teléfono o, en caso de distancia, durante una video conferencia. En esos ámbitos la discusión puede ser directa y el lenguaje personal actúa de filtro ante situaciones que, vía mail, pueden resultar agresivas. Las decisiones importantes no deben ser tratadas por mail.
· Cuando esté enojado o alterado con algún par o superior, no corra a la computadora a escribir un mail agresivo. Escriba en todo caso el mensaje, guardelo en la carpeta de borradores. Espere 24 horas. Luego abralo y vuelva a leerlo. Si todavía considera que este mensaje es claro, objetivo y que no está cargado de agresividad o de palabras de las que pueda luego arrepentirse, entonces recién ahí, envielo.
· Los correos electrónicos no tienen sonrisas, ni caras de enojo, ni ceños fruncidos. Por eso, cuando es confuso el mensaje debe verse desde un punto más amplio y analizar cuáles son los sentimientos que se transmiten o implican. Luego de poder ver esto, usted estará en mejor condición de responder.
. Cuando escriba un mensaje, imagine que está frente a la pantalla de la computadora del destinatario. Pregúntese cómo reaccionaría. ¿Estaría claro el mensaje? ¿Sabría usted qué acción, si ese fuera el caso, se le está pidiendo que emprenda? ¿Es clara la redacción de su escritura para que le otro entienda la acción que debe realizar a partir de su pedido?
. Respete la confidencialidad. Si usted nota o directamente está declarado que el mensaje es confidencial, aunque no sea de su jefe o de un cliente, sino simplemente de un par, nunca reenvíe un mail confidencial. También es importante entender que en Internet no hay privacidad: con las herramientas adecuadas, absolutamente todo puede ser rastreado y caer en manos equivocadas. Así que maneje cara a cara cualquier información delicada y confidencial.
. Sepa cuando enviar con copia y cuando no. Toda organización debe contar con protocolos sobre cómo enfocar el tema de “con copia”. En caso de duda, acuerde con las partes involucradas antes de incluir una copia para un tercero y apretar “Enviar”. Como regla general, sería importante tener en cuenta enviar con copia sólo en los casos estrictamente necesarios. Si usted envía, aunque lo haga sin mala intención, un mail a un par con copia a su jefe, puede ser muy mal interpretado por el receptor.
. Si tiene un problema con un par, intente solucionarlo cara a cara antes de involucrar en una contienda de mails a sus superiores. ¡Sólo agravaría la situación!